Menggunakan Tools dengan Baik dan Benar dalam Kerja Remote
Tulisan ini tidak ditujukan kepada sobat indie ngehe yang kantornya hampir nggak punya aturan masuk/enggak.
Disclaimer di atas sengaja aku tulis besar-besar untuk menanggapi sebagian besar sobat indie ngehe yang merasa udah biasa kerja remote before it was cool dan bisanya cuma nyela orang aja. WKWK. Mungkin tadinya aku juga salah satunya. Tapi melihat problema ini semakin serius, aku menjadi resah dan akhirnya memutuskan untuk menulis.
Mungkin ini agak telat karena toh kalian udah seminggu work from home dan asik-asik aja, tapi ya udah lah ya. Mari kita mulai dengan prinsip mendasar: aku nggak suka namanya WFH, kerja jarak jauh itu udah cukup common di industri tempatku kerja, dan itu disebut dengan remote working. Karena biasanya justru kalau kami kerja nggak di kantor (remote), kami ke mana-mana, bukan di rumah aja.
Beberapa waktu lalu aku menulis soal prinsip-prinsip dasar yang mesti dipahami dalam bekerja remote. Kali ini, aku pengin bahas lebih detail mengenai tools apa aja yang biasa kita pakai dan gimana cara pakainya agar nggak mubazir.
Menggunakan Trello dengan bijak
Trello merupakan salah satu project management tools yang paling populer digunakan even oleh mahasiswa karena.. gratis. Yak betul. Kalian bisa menggunakan Trello dengan gratis hingga beberapa board untuk sebuah tim.
Sebenarnya, Trello dapat digunakan untuk banyak sekali tujuan — dari mulai maintain project sampe melakukan pencatatan personal. Tapi dalam konteks remote working, aku suka Trello karena kemampuannya menerapkan prinsip kanban.
Buat kalian yang kerja di manufaktur, pasti nggak asing ya dengan list card, pindah-pindah kartu sesuai flow produksi, dll. Nah, Trello bisa dibuat kayak gitu, tapi dengan cara digital.
Di Trello, kalian bisa membuat satu list yang berisi planning. Segala items yang kalian ingin kerjakan, bikin dalam sebuah ‘card’ yang merangkum detail pekerjaan PIC, attachment, deadline, hingga tagging yang mungkin kalian perlukan. Aku sendiri membedakan list planning ini menjadi 2 jenis: planning bulanan dan sprint mingguan.
Seorang manager, memiliki kewajiban untuk melakukan listing dari pekerjaan apa aja yang mesti diselesaikan dalam sebulan. Kemudian, menyusun sprint mingguan untuk apa aja yang menjadi prioritas dan harus selesai pada week-1, week-2, dan seterusnya.
Kemudian, seorang manager juga harus mencantumkan detail pekerjaan dalam kolom description beserta deadline kapan si eksekutor ini mesti menyelesaikan tugasnya. Jika sudah, manager bisa melakukan assignment langsung dengan cara menambahkan anggota tim pada masing-masing card.
Jika tim mulai mengerjakan tugas yang telah dilisting dalam to-do, mereka dapat memindahkan setiap card yang sedang dikerjakan dalam list doing atau in progress atau terserah lah kalian namain apa.
Jangan lupa, wajibkan setiap tim untuk mengupdate cardnya melalui fitur comment di masing-masing card.
Seorang temanku di manufaktur cerita, kalau di pabrik, mereka bener-bener memegang sebuah kartu fisik dan nanti dipindah-pindah sesuai dengan flow produksi. Adapun catatan updatenya dilakukan juga pada card itu untuk ngasih tau ke orang di proses berikutnya atas apa aja yang udah dikerjain dan apa aja yang mesti mereka tahu.
Prinsip-prinsip ini, bisa kalian terapkan dan disiplinkan ketika menggunakan Trello. Jangan lupa, setiap perpindahan proses, card harus dipindah dan diberikan update di kolom comment.
Dengan cara kerja seperti ini, manager memiliki kontrol penuh atas apa yang tengah dikerjakan oleh timnya dan sejauh mana proses kerja udah dilakukan. Apakah masih under to-do list yang artinya belum diapa-apain, apakah masih in-progress, apakah tinggal review, atau malah udah selesai?
Tugas setiap anggota tim adalah rajin mengupdate card Trello, sementara tugas manager adalah mengingatkan tim untuk mengupdate card Trellonya. Dengan begitu, dia ga perlu gatel-gatel nanyain kerjaan ini udah kelar atau belum, udah sampe mana, apa yang perlu dicek, dll. karena semuanya udah bisa kelihatan hanya dengan sekali buka Trello.
Mestinya, jika Trello digunakan dengan bijak, remote working tuh bukan masalah sama sekali karena toh semua orang in-control dengan apa aja yang mesti dikerjain bulan ini/minggu ini, dan kerjaannya udah sampai mana?
Di sini, peran manager sangat penting untuk mengencourage anak-anaknya biar rajin pakai Trello. Jangan lupa, manager juga harus cermat ngelist kerjaannya apa aja yah di card-card Trello.
Memakai Quip atau Google Docs sebagai tools kolaborasi
Suatu hari dalam sebuah chat di Instagram, temenku komen, “Ajarin dulu deh pakai Google Docs biar nggak bolak-balik kirim file kayak main badminton!”
WKWKWKWK. That’s so true. Sebagai mahasiswa yang laptopnya bahkan gakuat buat install banyak software, skripsiku bahkan dibuat di Google Docs. Tujuannya biar kalau aku ke perpustakaan bisa langsung pakai komputer di sana — yang lebih cepet huhu aku terharu — buat ngetik skripsi.
Google Docs adalah salah satu produk dari Google yang gratis dan bisa dipakai untuk ngerjain suatu hal bareng-bareng, terupdate secara real-time, dan secara fungsi menurutku udah sama banget kayak Microsoft Word. Yang lebih penting adalah: INI CLOUD-BASED.
Jadi nggak akan ada argumen, “Filenya di laptopku.” atau “Bukan file yang itu, udah diupdate lagi.”
Selain Google Docs yang fungsinya mirip Ms. Word, ada juga Google Spreadsheet yang mirip Excel dan juga Google Slides yang mirip dengan Powerpoint.
So guys. Please stop using PPT! I hate PPT that much! Saking keselnya kalo aku dikirimi file dalam bentuk PPT, aku pengen kirim balik dalam bentuk Keynote. Hehe — ajg sombong.
So, kalo udah ngerti dengan Google Docs, apa lagi itu Quip?
Nah! Quip ini adalah versi lebih kerennya dari Google Docs. Kenapa? Karena dalam satu file kerja, kalian bisa masukin Word, Excel, PPT.. dan kanban, dan project planning, dan calendar, dan apapun sekaligus.
Quip juga dilengkapi dengan fitur history & conversation yang bikin kalian bisa diskusi kerjaan di file worksheet kalian.
Kalau dokumen Google Docs tersimpan di Google Drive secara otomatis, maka di Quip, kalian bisa bikin folder-folder juga untuk nyimpen file tersebut. Value transparency sangat dijunjung tinggi di Quip ini, thus, kalian bahkan bisa lihat apakah orang itu kerja apa enggak dengan melihat Quipnya aktif apa enggak — ya meski ini bisa diakali juga sih.
Tapi kalo aku prinsipnya adalah semua pekerjaan harus didokumentasikan dan dokumennya bisa mudah diakses oleh semua orang. That’s why I love to use Quip.
Selain Quip, sebenarnya ada Confluence atau Notion yang punya fungsi mirip-mirip, tapi yang bisa kolaborasi real-time dan gratis hanya Quip! #ErvinaDutaSalesforce2020
Menggunakan Google Meet dengan amat sangat bijak sekali
Di tulisanku sebelumnya, aku udah pernah bilang prinsip orang remote working adalah budaya tertulis. Meeting hanya digunakan untuk hal-hal yang memerlukan kesepakatan banyak pihak dalam merumuskan sesuatu. Other than that, tulis aja cuk!
Itulah kenapa, mengutip kata temanku, aku cukup resah dengan orang-orang yang work from home tapi setiap hari update lagi video call rame-rame. Woy! Remote working itu disukai karena lo bisa dasteran bangun tidur udah kerja.
Mungkin ini ga ideal, tapi ya gitu, salah satu yang bikin aku suka kerja di rumah adalah karena ga usah dandan rapi dulu. Ya mandi dan beberes seperlunya lah.
Selain itu, kita juga meski berempati sama orang yang mungkin nggak punya wifi di rumah/kosannya. Apalagi kalo kantornya nggak ngasih jatah internet — kayak kantornya bebs hix.
Meski ada beberapa opsi yang lebih mainstream dipakai sama alay WFH akhir-akhir ini seperti Zoom, menurutku Google Meet masih andalan karena.. gratis sodara-sodara!
Zoom cuma gratis beberapa menit, namun karena pandemic ini mereka bikin promo untuk menggratiskan servisnya. Udah gitu, Zoom paling enak dipakai kalau lo punya appnya. Dengan begini, lo mesti nyediain satu space lagi buat download software di laptop which is hmmm hmm.
Nah, sekian tulisan edisi kedua dari series work from home. Next time kalau resah aku mungkin akan menulis lagi dengan topik yang lebih nyinyir. WKWK.
